Vektor, тут письмо ГНСУ насчет легкового транспорта, но можно и к Вашей ситуации применить
Налоговые расходы — по путевому листу (разъяснения ГНСУ). с. 71
Опубликовано в Бухгалтерии N16 (1003) от 16 АПРЕЛЯ 2012 года
Государственная налоговая служба Украины
Письмо от 28.02.2012 г. № 3535/6/15-1415
Запрос
Редакция газеты «Бухгалтерия»
Письмо от 19.01.2012 г. № 12/8в
Просим предоставить разъяснение по поводу документального подтверждения расходов плательщиков налога на прибыль на приобретение горюче-смазочных материалов.
Пунктом 138.2 статьи 138 Налогового кодекса Украины предусмотрено, что «расходы, учитываемые для определения объекта налогообложения, признаются на основании первичных документов, подтверждающих осуществление плательщиком налога расходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета, и других документов, установленных разделом II этого Кодекса».
Приказом Госкомстата Украины от 17.02.98 г. № 74 утверждена типовая форма № 3 «Путевой лист служебного легкового автомобиля».
Однако указанная форма не может применяться в случаях, если предприятие предоставляет автомобиль для использования в служебных целях своим работникам, которые на длительный срок (20 и более календарных дней) направляются для работы в другую местность и не имеют возможности ежедневно возвращать путевые листы на предприятие. В частности, типовая форма № 3 не позволяет отразить все маршруты, по которым использовался служебный автомобиль в течение всего срока исполнения обязанностей работниками.
В связи с вышеуказанным просим разъяснить, может ли предприятие в целях налогового учета использовать самостоятельно разработанную форму первичного документа для учета расходов на приобретение горюче-смазочных материалов?
Благодарим за ответ.
Государственная налоговая служба Украины по поручению Министерства финансов Украины от 07.02.2012 г. № 31-08130-05-18/2706 рассмотрела письмо1 редакции газеты украинской бухгалтерии «Бухгалтерия» по поводу подтверждения расходов плательщиков налога на прибыль на приобретение горюче-смазочных материалов и сообщает.
Пунктом 138.2 ст.138 Налогового кодекса Украи¬ны от 02.12.2010 г. № 2755-VІ, с изменениями и дополнениями (далее — Кодекс), определено, что расходы, учитываемые для определения объекта налогообложения, признаются на основании первичных документов, подтверждающих осуществление плательщиком налога расходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета, и других документов, установленных разделом II этого Кодекса.
Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов могут быть отнесены к составу расходов плательщика налога. При этом в налоговом учете расходы классифицируются в зависимости от использования основных средств, в частности, приобретение горюче-смазочных материалов (общепроизводственные, административные, расходы на сбыт) (пп.«г» пп.138.8.5 п.138.8, пп.«в» пп.138.10.2, пп.«є» и пп.«ж» пп.138.10.3 п.138.10 ст.138 Кодекса).
Приказом Госкомстата Украины от 17.02.98 г. № 74, зарегистрированным в Минюсте Украины 05.03.98 г. под № 149/2589, утверждены типовая форма № 3 «Путевой лист служебного легкового автомобиля» и Инструкция о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы (далее — Инструкция).
Данная Инструкция устанавливает единый порядок применения путевого листа служебного легкового автомобиля типовой формы № 3 (далее — Путевой лист формы № 3) при выполнении служебных поездок, а также для учета транспортной работы служебных легковых автомобилей. Исполнение положений Инструкции обязательно для всех предприятий, учреждений и организаций независимо от ведомственного подчинения и формы собственности: которые предоставляют служебные легковые автомобили для транспортного обслуживания юридических лиц на коммерческой основе или используют их в служебных поездках для собственных нужд; для которых по их заказу осуществляется транспортное обслуживание служебными легковыми автомобилями (пп.1.1 п.1 Инструкции).
Путевой лист формы № 3 является для перевозчика основанием для учета транспорт¬ной работы и списания израсходованного горючего на общий пробег служебных легковых автомобилей, а также для взаиморасчетов между перевозчиком и заказчиком за предоставление транспортных услуг (пп.1.3 п.1 Инструкции).
Согласно пп.2.1 п.2 Инструкции перевозчики, эксплуатирующие служебные легковые автомобили — собственные или арендованные (без водителя), обязаны при выпуске автомобиля из гаража выдать водителю оформленный в соответствии с требованиями этой Инструкции Путевой лист формы № 3. Применение каких-либо иных форм путевых листов для учета работы служебных легковых автомобилей не допускается.
Путевой лист формы № 3 оформляется только на один рабочий день (смену) и выдается при условии сдачи водителем путевого листа за предыдущий день работы. На больший срок Путевой лист формы № 3 выдается в случаях транспортного обслуживания в междугородном сообщении более одних суток в соответствии с приказом или распоряжением перевозчика. Выдача Путевого листа формы № 3 регистрируется в диспетчерском журнале по следующим реквизитам: дата выдачи, номер путевого листа, фамилия и инициалы водителя, его подпись при получении путевого листа, дата возврата путевого листа, подпись ответственного лица.
Учитывая указанное, в случаях если предприятие предоставляет автомобиль для использования в служебных целях более чем на сутки, то основанием для учета расходов на приобретение горюче-смазочных материалов являются Путевой лист формы № 3, оформленный в соответствии с требованиями Инструкции о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспорт¬ной работы, и приказ или распоряжения руководителя предприятия-перевозчика.
Заместитель Председателя А.ИГНАТОВ
И еще есть п.140.5 ст.140 и пп.138.12.2 ст.138 НКУ
П.С. интересненько, какой способ телепортации грузового автотранспорта к месту загрузки придумали Ваши налоговики? Тут пахнет Нобелевской премией - Большой адронный коллайдер с таким открытием и рядом не валялся
